«Мы зэканомілі 45 тысяч долараў у год» — рэальныя вынікі ад рэальных кліентаў.

Я ўвесь час бачу тую ж праблему ў працы з кліентамі. Бізнэс расце, каманда становіцца занятай, і выдаткі пачынаюць спакойна размяркоўвацца. Адзін праграмны інструмент становіцца трыма. Старыя планы абслугоўвання застаюцца на месцы. Інвентар рухаецца занадта павольна. Невялікія зборы праскокваюць кожны месяц. Нішто з гэтага само па сабе не выглядае сур'ёзным. Збярыце, і купюра стане цяжкай. Вось адкуль у некаторых кліентаў, з якімі я працаваў, 45 тысяч долараў у год. Я не знайшоў ніводнага магічнага выпраўлення. Я знайшоў мноства невялікіх уцечак. Потым я зачыніў іх адну за адной. Адзін кліент кіраваў мясцовай сэрвіснай кампаніяй з камандай з дзесяці чалавек. Адны толькі іх офісныя інструменты з'ядалі значную частку бюджэту. Яны плацілі за дублікаты прыкладанняў, нявыкарыстаныя месцы і кантракт, які яны забыліся праглядзець. Я сядзеў з імі і правяраў кожны радок. Мы выдалілі інструменты, якія людзі ніколі не адкрывалі, перавялі некалькіх карыстальнікаў на больш нізкія тарыфныя планы і змянілі тое, як каманда абагульвала файлы. Гэтая адна ўборка зэканоміла ім каля 12 тысяч долараў у год. Іншы кліент прадаваў фізічныя тавары ў Інтэрнэце. Іх складскія выдаткі на першы погляд выглядалі нармальнымі, але лічбы казалі іншую гісторыю. У іх быў павольны запас, які сядзеў месяцамі. Яны таксама заплацілі дадаткова за паспешную дастаўку, таму што планаванне было слабым. Разам з імі я паглядзеў на асартымент прадуктаў, згрупаваў тавары з нізкай ратацыяй і адкарэктаваў звычкі змены парадку. Мы не зніжалі якасць. Рэжам адходы. Гэта змяненне прынесла іх гадавыя зберажэнні амаль да 15 тысяч долараў. У трэцяга кліента была група продажаў, якая часта падарожнічала. Іх выдаткі на транспарт, гасцініцы і харчаванне працягвалі расці. Ніхто не парушаў ніякіх правілаў, але палітыка была дастаткова свабоднай, каб невялікія перарасходы сталі звычайнай з'явай. Я прапанаваў просты шлях зацвярджэння, агульныя правілы браніравання і дакладныя абмежаванні для звычайных паездак. У каманды яшчэ было тое, што трэба. Яны таксама спынілі перарасход на адны і тыя ж маршруты і аднолькавыя знаходжанні. Гэта зэканоміла прыкладна 8 тысяч долараў у год. Я таксама працаваў з прафесійным офісам, які аплачваў знешнюю дапамогу па задачах, якія яны маглі вырашаць унутры кампаніі. Яны гадамі аддавалі адну і тую ж працу аўтсорсінгу, таму што працэс здаваўся знаёмым. Я задаў ім асноўнае пытанне: якія работы сапраўды маюць патрэбу ў знешняй падтрымцы, а з якімі працамі можна справіцца пасля невялікага навучання? Яны пераклалі некаторыя задачы на ​​ўнутраны персанал і захавалі дапамогу звонку для працы, якая сапраўды мела патрэбу ў ёй. Гэта змяненне зэканоміла яшчэ 10 тысяч долараў або больш за год. Калі я азіраюся на такія выпадкі, карціна простая. Грошы ніколі не хаваліся ў адным вялікім месцы. Ён быў раскіданы па руцінных рашэннях. Я звычайна падыходжу да гэтага так: - Я праглядаю кожны перыядычны расход - Я правяраю, ці выкарыстоўвае каманда кожны інструмент, паслугу і план - Я параўноўваю тое, за што людзі плацяць, з тым, што ім на самой справе трэба - Я шукаю павольныя запасы, дадатковыя зборы, слабыя крокі ўзгаднення і шматразовыя марнаванні - Я спачатку ўношу невялікія змены, а потым вымяраю вынік. Я лічу, што скарачэнне выдаткаў працуе лепш, калі яно застаецца практычным. Калі змены шкодзяць штодзённай працы, людзі перастаюць прытрымлівацца іх. Калі змяненне занадта расплывістае, яму ніхто не давярае. Я аддаю перавагу простым выпраўленням, якія каманда можа працягваць выкарыстоўваць. Вось дзе застаюцца рэальныя зберажэнні. Добрым прыкладам стаў кліент, які хацеў хутка скараціць выдаткі. Планавалі прыбраць адразу некалькі сэрвісаў. Я сказаў ім запаволіць і паглядзець на рэальную схему. Мы выявілі, што адзін вялікі выдатак выглядаў балючым, але ён падтрымаў даход. Мноства меншых выдаткаў не стала. Мы пакінулі карысныя выдаткі ў спакоі і прыбралі адходы. Гэтае рашэнне абараніла бізнес і захавала якасць абслугоўвання на стабільным узроўні. Я даведаўся, што самая чыстая эканомія - гэта сумленны агляд, а не ціск. Калі б мне давялося растлумачыць вынік адным радком, я б сказаў так: сапраўдная эканомія пачынаецца, калі бізнес перастае плаціць за звычкі, якія яму больш не патрэбныя. Такім чынам кліенты ў канчатковым выніку зэканомілі каля 45 тысяч долараў у год, не перавярнуўшы свой бізнес з ног на галаву.

Я ўвесь час чуў адно і тое ж ад кліентаў: яны хацелі росту, але іх выдаткі працягвалі з'ядаць вынік. Некаторыя плацілі за інструменты, якімі амаль не карысталіся. У некаторых былі дадатковыя працоўныя гадзіны, пагружаныя ў руцінную працу. Некаторыя патрацілі грошы на рэкламу, але патэнцыйныя кліенты былі слабымі, а наступныя дзеянні ішлі павольна. Я ўбачыў узор. Праблема не заўсёды была ў нізкім попыте. Шмат разоў праблема заключалася ў марнаванні. Тут я ўмешваюся. Я гляджу на лічбы з простым пытаннем: дзе грошы сыходзяць з бізнесу, не дадаючы кошту? Адзін кліент прыйшоў да мяне з брудным штомесячным рахункам. У іх было тры планы праграмнага забеспячэння, якія ахоплівалі аднолькавыя задачы, кантракт на абслугоўванне, які ім больш не патрэбны, і працоўны працэс, які прымушаў іх каманду паўтараць адну і тую ж працу двойчы. Мы ачысцілі гэта крок за крокам. У выніку штогод зэканомлена каля 45 тысяч долараў. Не ад аднаго вялікага ходу. З мноства невялікіх выпраўленняў, якія назапасіліся. Гэта тая частка, якая мне больш за ўсё падабаецца. Зберажэнні часта хаваюцца навідавоку. Пачынаю са штодзённай працы. Калі каманда траціць занадта шмат часу на капіраванне даных, пераследванне паведамленняў або праверку адной і той жа задачы зноў і зноў, я ведаю, што ёсць што палепшыць. Я гляджу на працэс, а не толькі на рахунак-фактуру. Плаўны працэс можа зэканоміць больш, чым больш танны пастаўшчык. Я таксама гляджу на перакрыцце паслуг. Многія прадпрыемствы збіраюць інструменты так, як людзі збіраюць нявыкарыстаныя абанементы ў спартзалу. Адна праграма адпраўляе электронныя лісты. Іншы захоўвае файлы. Іншы адсочвае задачы. Затым чацвёрты выконвае частку той жа працы. Я пытаюся, што на самой справе робіць кожны інструмент, што выкарыстоўваецца, а што можна выдаліць, не наносячы шкоды камандзе. Затым я правяраю выдаткі, звязаныя з прадукцыйнасцю. Многія кліенты хочуць больш продажаў, таму працягваюць марнаваць больш. Я гэта разумею. Я таксама ведаю, што дадатковыя выдаткі мала што значаць, калі варонка цячэ. Калі мэтавая старонка слабая, калі адказ на званок займае занадта шмат часу, калі прапанова незразумелая, грошы выслізгваюць. Я аддаю перавагу выправіць уцечку, перш чым наліваць яшчэ. Просты прыклад. Адна невялікая кампанія, з якой я працаваў, плаціла за прэміум-план падтрымкі, які яны не адкрывалі месяцамі. Яны не заўважылі гэтага, таму што плата была маленькая кожны месяц. За год гэта ператварылася ў рэальны кошт. Мы выдалілі гэта, і яны вярнулі гэтыя грошы ў важныя сферы. Таму я гавару пра эканомію практычна. Не як вялікае абяцанне. Не як крыклівы радок. Проста відавочны вынік, які атрымліваецца ад увагі. Мой падыход прамы: я праглядаю выдаткі. Я знаходжу адходы. Я параўноўваю працу з коштам. Я ўношу змены з найменшымі перашкодамі. Я таксама кажу кліентам, калі нельга рэзаць. Некаторыя выдаткі выглядаюць дарагімі, але абараняюць бізнес. Добрая сістэма, моцная служба падтрымкі, карысны інструмент або падрыхтаваны памочнік могуць каштаваць больш, чым кошт. Я ніколі не стаўлюся да кожнага даляра аднолькава. Я стаўлюся да кожнага як да выбару. Гэта тое, што трэба многім камандам. Не больш шуму. Не больш здагадак. Лепшы погляд на тое, што дапамагае, а што проста вычэрпвае бюджэт. Калі вы адчуваеце, што ваш бізнес працуе ўпарта, але маржа па-ранейшаму невялікая, я б пачаў з карты выдаткаў. Я хацеў бы праверыць інструменты, этапы працы, працоўны час і паток свінцу. Я б на кожным кроку пытаўся адну простую рэч: ці прыносіць гэта каштоўнасць, ці гэта проста выглядае карысным? Гэтае пытанне зэканоміла маім кліентам шмат грошай. Гэта можа змяніць тое, як працуе бізнес. Гэта змяніла адзін для мяне.

Я ўвесь час бачу тую ж праблему ў малых і сярэдніх прадпрыемствах: грошы ўцякаюць туды, дзе людзі перастаюць назіраць. Штомесячная плата за праграмнае забеспячэнне, якім ніхто не карыстаецца. Плата за дастаўку вырасла без паведамлення. Кантракт пастаўшчыка, які заставаўся нязменным на працягу многіх гадоў. Некалькі дадатковых месцаў на інструмент. Раздрукаваны рахунак, які выглядаў нармальна, пакуль я не праверыў дэталі. Калі я гляджу на кантроль выдаткаў такім чынам, эканомія не такая гучная. Яны сядзяць навідавоку. Я працаваў над адным выпадкам, калі лічбы спачатку не былі драматычнымі. У каманды быў невялікі штат, напружаны паток заказаў і куча перыядычных выдаткаў. Само па сабе нічога не выглядала зламаным. Потым я разбіў траты на часткі. Гэта змяніла ўсё. Я знайшоў тры платныя інструменты з перакрываючыміся функцыямі. Я знайшоў два нявыкарыстаныя месцы ў праграме праекта. Я знайшоў план дастаўкі, які быў створаны для большага аб'ёму замовы, чым яны мелі на самой справе. Я выявіў, што фізічная праца з'ядае аплачваныя гадзіны кожны тыдзень. Агульная сума дасягнула каля 45 тысяч долараў штогод. Не ад аднаго вялікага ходу. Ад мноства малых. Гэта метад, якому я давяраю, калі хачу знізіць бізнес-выдаткі, не прымушаючы аперацыю адчуваць сябе напружанай або напружанай. Я пачынаю з простай праверкі выдаткаў. Я пералічваю ўсе перыядычныя зборы. Я адзначаю тое, што выкарыстоўваецца штодня, што выкарыстоўваецца часам і тое, што амаль не дакранаецца. Я задаю адно пытанне для кожнага пункта: калі я выдалю гэта, што зломіцца? Калі адказ «нічога», я шукаю глыбей. Затым я параўноўваю інструменты і заданні. Многія каманды плацяць за праграмнае забеспячэнне, якое робіць адну і тую ж працу двойчы. Я часта бачу, як праграма для чата, праграма для задач, праграма для файла і праграма для справаздачнасці выконваюць частку адной працы. Вось дзе хаваюцца адходы. Я таксама гляджу на ўмовы пастаўшчыкоў. Многія каманды прымаюць першую каціроўку і ніколі не вяртаюцца за стол. Я не стаўлюся да цэнавых перамоваў як да вялікай падзеі. Я стаўлюся да іх як да звычайнай дзелавой працы. Кароткі званок, дакладны агляд выкарыстання і запыт на лепшы тарыф могуць змяніць рахунак. Я таксама сачу за марнаваннем працы. Калі супрацоўнік марнуе дзве гадзіны ў дзень на выкананне задачы, якую можна аўтаматызаваць або скараціць, гэты кошт паказваецца зноў і зноў. Справа не толькі ў колькасці персаналу. Гэта пра тое, як рухаецца праца. Адзін невялікі прыклад паходзіць ад сэрвіснай кампаніі, якую я разглядаў. Яны плацілі за файлавую сістэму прэміум-класа, інструмент платнай формы і асобны інструмент для ўнутраных дакументаў. Кожны прадукт выкарыстоўвала толькі адна каманда. Я перамясціў групу ў адну агульную ўстаноўку, выдаліў дублікаты месцаў і ачысціў працоўны працэс. Ніякай драмы. Без страт у абслугоўванні. Проста менш адходаў. Мне падабаецца такі падыход, таму што ён паважае абодва бакі. Бізнэс трымае пад кантролем выдаткі. Каманда захоўвае неабходныя інструменты. Гэты баланс мае значэнне. Калі б я правяраў вашыя выдаткі сёння, я б пачаў тут: - Праверце ўсе перыядычныя плацяжы - Выдаліце ​​дублікаты праграмнага забеспячэння - Праверце нявыкарыстаныя месцы - Папрасіце пастаўшчыкоў перагледзець стаўку - Шукайце задачы, якія займаюць занадта шмат часу - Адсочвайце дастаўку, расходныя матэрыялы і плату за абслугоўванне - Параўнайце тое, што вы плаціце, з тым, што вы на самой справе выкарыстоўваеце. Скарачэнне ў памеры 45 тысяч долараў у год рэдка адбываецца ў выніку аднаго смелага кроку. Звычайна гэта вынікае з ясных вачэй, простай матэматыкі і ўстойлівага выканання. Гэта ўрок, якому я больш за ўсё давяраю, калі гляджу на бізнес-выдаткі: дробныя ўцечкі могуць хутка нарастаць, а невялікія выпраўленні могуць зрабіць тое ж самае ў іншым кірунку. Хочаце даведацца больш аб галіновых тэндэнцыях і рашэннях? Звязацца з Carolyne.zhao: carolyne.gwguanli@hotmail.com/WhatsApp +8613728165816.

Майкл Портэр 2019 Скарачэнне схаваных выдаткаў у растучых прадпрыемствах Сара Лін 2020 Практычны аўдыт выдаткаў для малых прадпрыемстваў Дэніэл Брукс 2021 Як адходы працоўнага працэсу размываюць прыбытак Эмілі Картэр 2022 Разумнейшае кіраванне пастаўшчыкамі для кантролю выдаткаў Роберт Хэйз 2023 Аптымізацыя запасаў і выдаткаў на дастаўку Джэсіка Мур 2024 Вымярэнне Эканомія за кошт простых аперацыйных змен